Jabatan Fungsional adalah sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu. Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu yang mempunyai ruang lingkup fungsi, dan tugas, tanggungjawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan pada Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa,dan Perguruan Tinggi Negeri.
Arsiparis adalah seseorang PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipanyang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kegiatan kearsipan adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka mendukung penyelenggaraan kearsipan yang meliputi pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsipstatis, pembinaan kearsipan, dan pengolahan dan penyajikan arsip menjadi informasi.
Jabatan Fungsional Arsiparis, mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional di bidang kearsipan yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan kewenangannya pada lembaga negara, pemerintahan daerah termasuk desa dan perguruan tinggi negeri.
Fungsi dan tugas Arsiparis meliputi:
a. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,perguruan tinggi negeri.
b. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
f. menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
g. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dalam melaksanakan fungsi dan tugas Arsiparis mempunyai kewenangan untuk:
a. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip;
b. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
c. melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.
Tugas pokok Arsiparis adalah melaksanakan kegiatanpengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsipstatis, pembinaan kearsipan dan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi.
Uraian kegiatan/tugas Arsiparis sebagai berikut:
a. KegiatanPengelolaan Arsip Dinamis, meliputi:
1) melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip;
2) melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta;
3) melakukan pemberkasan arsip aktif;
4) melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif;
5) melakukan identifikasi dan alihmedia arsip dinamis;
6) melakukan identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan diautentifikasi
7) melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip terjaga;
8) melakukan identifikasi, verifikasi, dan penyusunan daftar salinan otentik arsip terjaga
9) melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip vital;
10) melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif;
11) melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan/pertimbangan jadwal retensi arsip;
12) melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip;
13) melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi serta menyusun daftar arsip yang akan dimusnahkan;
14) melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi arsip dalam rangka penyerahan arsip statis;
15) melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis; dan
16) memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis.
b. KegiatanPengelolaan Arsip Statis, meliputi:
1) melakukan identifikasi dan analisis arsip dalam rangka penyusunan Daftar Pencarian Arsip (DPA);
2) melakukan identifikasi dan analisis dalam rangka menyusun pertimbangan pemberian penghargaan atau imbalan atas pelindungan dan penyelamatan arsip statis;
3) melakukan penataan dan penyimpanan arsip statis;
4) melakukan penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis;
5) melakukan pengelolaan arsip sejarah lisan;
6) melakukan identifikasi, verifikasi, dan preservasi arsip statis;
7) melakukan identifikasi dan penilaian arsip yang akan direproduksi/alih media;
8) melakukan identifikasi dan penilaian arsip statis yang akan diautentifikasi;
9) melakukan identifikasi dan penilaian penerbitan naskah sumber arsip;
10) melakukan pameran arsip tekstual dan virtual;
11) melakukan pelayanan arsip statis; dan
12) melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip statis.
c. Uraian kegiatan/tugas Arsiparis dalam melaksanakan pembinaan kearsipan, meliputi:
1) memberikan bimbingan teknis (BINTEK) Kearsipan;
2) memberikan bimbingan dan konsultasi (BIMKOS) Penyelenggaraan Kearsipan;
3) memberikan penyuluhan Kearsipan;
4) memberikan fasilitasi Kearsipan;
5) melakukan supervisi penyelenggaraan Kearsipan;
6) melakukan monitoring dan evaluasi (MONEV) sistem informasi Kearsipan;
7) melakukan analisis rencana kebutuhan jabatan Arsiparis;
8) melakukan evaluasi fungsi dan tugas jabatan Arsiparis;
9) melakukan penilaian prestasi kerja Arsiparis;
10) mengikuti uji kompetensi sertifikasi Arsiparis;
11) melakukan sertifikasi arsiparis;
12) melakukan pengawasan penyelenggaraan Kearsipan;
13) melakukan akreditasi kearsipan;
14) menyusun pertimbangan pemberian penghargaan Kearsipan; dan
15) menyusun Norma, standar, prosedur dan kriteria kearsipan.
d. KegiatanPengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi, meliputi:
1) mengolah dan menyajikan arsip aktif menjadiinformasi;
2) mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi;
3) mengolah dan menyajikan arsip vital menjadi informasi;
4) mengolah dan menyajikan arsip terjaga menjadi informasi;
5) mengolah dan menyajikanarsip statis menjadi informasi; dan
6) mengolah dan menyajikan informasi kearsipan untuk JIKN.
Dokumen lengkap Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi
Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis silakan unduh di tautan yang kami siapkan di
bawah.
