Selamat Tinggal Blangko Fisik! Tata Kelola E-Ijazah 2026 Kini Sepenuhnya Digital
Tahun ajaran 2026 menjadi titik penting dalam transformasi administrasi pendidikan di Indonesia. Sistem penerbitan ijazah kini resmi beralih dari penggunaan blangko fisik ke sistem digital berbasis data terpadu. Perubahan ini tidak hanya menghilangkan proses distribusi fisik yang selama ini memakan waktu, tetapi juga meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam penerbitan ijazah.
Dalam sistem terbaru ini, draf ijazah disiapkan secara otomatis oleh sistem berdasarkan data yang telah terintegrasi. Sekolah tidak lagi melakukan penulisan manual seperti sebelumnya. Artinya, kualitas data menjadi faktor utama yang menentukan kelancaran seluruh proses.
Pengelolaan ijazah digital ini berjalan melalui dua sistem utama yang saling terhubung. Dasbor Ijazah berfungsi sebagai alat pemantauan, di mana sekolah dapat melihat status validitas data siswa secara real-time. Dari sini, operator bisa langsung mengetahui apakah data siswa sudah valid atau masih bermasalah (residu). Sementara itu, Manajemen Ijazah menjadi ruang kerja utama bagi sekolah untuk melakukan berbagai proses teknis, mulai dari pemutakhiran status kelulusan, pengunggahan dokumen SPTJM, hingga pencetakan draf ijazah yang siap disahkan.
Agar siswa dapat diproses dalam sistem, mereka harus terlebih dahulu masuk ke dalam Daftar Nominasi Sementara (DNS). Proses ini sepenuhnya bergantung pada validasi data yang bersumber dari Dapodik atau EMIS yang terhubung dengan Dukcapil. Beberapa komponen utama yang wajib dipenuhi antara lain NISN dan NIK yang valid serta tidak ganda, kesesuaian data identitas seperti nama, tempat dan tanggal lahir dengan data kependudukan, serta status siswa yang aktif dalam rombongan belajar dan belum pernah menerima ijazah sebelumnya. Jika salah satu syarat ini tidak terpenuhi, maka siswa akan masuk ke dalam kategori residu dan tidak dapat diproses lebih lanjut.
Pengelolaan ijazah tahun ini tidak bisa dilakukan secara mendadak di akhir semester. Ada dua fase penting yang harus dilalui secara sistematis. Fase pertama adalah masa verifikasi atau pemutakhiran data. Pada tahap ini, sekolah harus memastikan seluruh data siswa telah valid melalui proses verval. Setelah itu, sekolah menerbitkan Surat Keputusan Penetapan Kelulusan yang mencakup seluruh siswa tingkat akhir, termasuk yang datanya masih bermasalah.
Fase kedua adalah masa penetapan yang berkaitan dengan legalitas dan penerbitan nomor ijazah. Kepala sekolah wajib menandatangani Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM). Setelah dokumen ini disetujui oleh dinas pendidikan, data siswa akan masuk ke dalam Daftar Nominasi Tetap (DNT). Dari sinilah Nomor Ijazah Nasional akan diterbitkan secara otomatis, biasanya dalam waktu maksimal tiga hari.
Ada beberapa hal krusial yang harus benar-benar diperhatikan oleh sekolah. Salah satunya adalah pengaturan tanggal cetak ijazah. Ketika tanggal ini sudah diinput ke dalam sistem, maka nomor SK penetapan kelulusan akan terkunci secara permanen dan tidak bisa diubah. Kesalahan pada tahap ini dapat berakibat fatal karena tidak tersedia mekanisme pembatalan dalam sistem.
Selain itu, sekolah juga harus menentukan metode pengesahan ijazah. Jika menggunakan tanda tangan elektronik, maka pasfoto siswa wajib diunggah ke dalam sistem. Sebaliknya, jika menggunakan tanda tangan basah, unggahan pasfoto bersifat opsional. Perbedaan ini perlu dipahami sejak awal agar tidak menghambat proses di tahap akhir.
Bagi sekolah yang belum terakreditasi, terdapat ketentuan khusus yang harus diperhatikan. Ijazah hanya dapat disahkan oleh sekolah yang memiliki akreditasi. Oleh karena itu, sekolah yang belum terakreditasi harus menunggu penetapan relasi legalitas dari dinas pendidikan dengan sekolah induk sebelum dapat melanjutkan proses penerbitan ijazah.
Perubahan menuju sistem digital ini menuntut kesiapan dan ketelitian sejak awal. Validasi data siswa, terutama yang berkaitan dengan NISN dan data kependudukan, sebaiknya dilakukan sedini mungkin. Dengan demikian, proses penerbitan ijazah dapat berjalan lancar tanpa hambatan di tahap akhir.
Download Panduan Dasbor Ijazah DITAUTAN INI
Download Panduan Manajemen Ijazah DITAUTAN INI
Download Panduan PORTAL Ijazah DITAUTAN INI
